Deixe sua carteira organizada de um jeito que qualquer colega encontra tudo sem precisar te ligar.
Você vai sair sabendo montar uma estrutura de pastas padrão pra cada cliente e negociação, igual em todo mundo, que qualquer colega de vendas entende em segundos mesmo sem nunca ter visto aquele cliente antes.
12-15 minutos · +45 XP
Por que isso importa
Você vai sair de férias, vai ficar doente, vai trocar de função, algum dia. Quando isso acontecer, alguém vai precisar abrir a pasta de um cliente seu e continuar o trabalho sem te ligar pra perguntar onde está o quê. Se cada cliente tem uma organização diferente (às vezes nenhuma), esse handoff vira um caos que atrasa negociação e machuca sua imagem, mesmo você estando de férias sem culpa nenhuma.
Pensa numa farmácia de rede. Não importa em qual loja você entra, o remédio pra dor de cabeça está sempre na mesma prateleira, na mesma posição. Ninguém precisa pensar de novo em cada loja. A pasta de cada cliente tem que funcionar assim: o mesmo 'corredor', a mesma 'prateleira', não importa qual cliente você abrir.
O essencial
- Toda negociação usa exatamente a mesma estrutura de subpastas, sem exceção nem improviso
- Um número na frente de cada subpasta (01, 02, 03) trava a ordem que aparece na tela
- Você cria um modelo (template) uma vez só e duplica ele pra cada negociação nova
Explicação
Nome de arquivo bom e código único resolvem identificação, mas não resolvem outro problema: onde dentro da pasta cada tipo de coisa mora. Se em um cliente a proposta está solta na raiz e em outro está dentro de uma subpasta chamada 'docs', qualquer pessoa que não seja você vai perder tempo procurando, e você mesmo vai perder tempo daqui a três meses quando não lembrar mais do seu próprio critério daquele dia.
A solução é ter um template fixo de subpastas que você duplica pra cada negociação nova, com o código dela (da missão anterior) no nome da pasta principal. Um exemplo simples de estrutura: 01-Propostas, 02-Contratos, 03-Comunicacao, 04-Documentos-Cliente. O número na frente trava a ordem visual, então a estrutura sempre aparece igual, não importa o programa ou o sistema operacional usado pra ver a pasta.
O critério pra saber se a estrutura está boa não é 'faz sentido pra mim', é 'faz sentido pra alguém que nunca viu esse cliente antes'. Se um colega abrisse a pasta agora, sem te perguntar nada, ele acharia o contrato assinado em menos de 10 segundos? Se a resposta é não, a estrutura ainda não está pronta.
Essa é a versão de leitura. A missão de verdade tem prática, teste e recompensa.
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