Pare de confiar no "acho que gasto uma hora com isso" e meca com o cronometro o numero real.

Por que isso importa

Achar que uma coisa toma muito tempo e comprovar que ela toma são coisas bem diferentes. É comum a pessoa jurar que perde a manhã inteira respondendo WhatsApp e, quando cronometra de verdade, descobrir que são 40 minutos, mas os outros 90 minutos sumiram procurando informação espalhada. Sem medir de verdade, qualquer solução (com ou sem IA) vai mirar no problema errado.

O essencial

• Cronometrar é diferente de estimar: use o relógio do celular de verdade, não a sua impressão de quanto tempo passou.
• Meça etapas pequenas e específicas, não o dia inteiro de uma vez.
• O resultado de uma medição só serve depois de repetido pelo menos 2 ou 3 vezes, porque um dia isolado pode ser exceção.

Explicação

Depois de mapear o seu dia (missão 1) e o caminho do lead (missão 2), agora é hora de colocar números reais nesse mapa. A ferramenta aqui é simples: o cronômetro do próprio celular. A ideia não é medir o dia inteiro de uma vez, isso é impreciso e cansativo, é medir tarefas específicas, tipo 'quanto tempo eu levo pra montar uma proposta do zero' ou 'quanto tempo eu levo entre o lead responder e eu conseguir dar uma resposta pra ele'.

Escolha de três a cinco tarefas do seu mapa da missão 2 que você desconfia que comem mais tempo do que deveriam, e cronometre elas ao longo de dois ou três dias, sempre que acontecerem naturalmente no seu trabalho. Anote o resultado numa lista simples: tarefa, tempo, data. Não adianta cronometrar uma vez só, porque um caso isolado pode enganar, tanto pra mais quanto pra menos.

No fim dessa medição, você vai ter uma lista com números reais, não achismos. Alguns vão confirmar o que você já desconfiava, outros vão te surpreender, seja porque uma tarefa que você achava rápida na verdade come muito tempo, seja porque uma tarefa que parecia o vilão do seu dia na verdade é rápida e o problema está em outro lugar.